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ERP实务：如何实现自动补货

ERP实务：如何实现自动补货 2011年12月03日 来源： 一般企业，对于某些材料，从保障正常生产的需要出发，会对其设置最低库存。当库存数量低于这个最低库存的话，系统会自动提示管理员，该请购一定的材料，以满足最低库存的需要。如企业现在有生产很多产品，需要用到瓷土这种原材料。所以企业为了生产安全的考虑，对于该材料设置了最低库存，也就是所谓的安全库存。假设，我们设置的最低库存数量为1000千克，我们若要让ERP系统在低于1000克的时候，按一定的规则自动发出补料需求，该如何实现呢?下面我以世界上最大的ERP开源软件COMPIERE为例，讲述在这个软件中，如何实现自动补货的功能。一、制定补货策略。若我们对某个材料要进行最低库存管理，就要求为其设置具体的补货策略，否则的话，就不能实现自动补货功能。在产品窗口补货策略中，跟补货相关的策略中，我们主要要关注一下参数：1、 补仓类型。补仓类型一般可以有两个选择，一是手工，二是按维护最低库存数量。顾名思义，手工就是需要用户手工去创建补货申请。也就是说，当库存数量低于最低库存数量时，在补货报表中可以查看到这个信息，但是根据补货报表生成请购单或者采购单时，该项条目是不会生成请购单或者采购单的。所以，一般为了管理维护的方便，我们一般把补货类型选择为“维护最低库存数量”。这个补货类型若发现企业实际库存数量低于我们设置的最低库存时，就可以根据补货报表的内容生成请购或者采购项目了。2、 最低库存数量。最低库存数量就是指用户需要指定的材料的具体最低库存数量了。这里要注意一点，在大多数企业中，这个最低安全库存数量不是一成不变的。特别是一些季节性差异比较明显的产品，有时候可能在某一个特殊的时节，要配备比较多的安全库存;而在淡季时，若最低安全库存过高，则必然会增加企业的库存金额，造成不必要的浪费。所以在有必要的时候，用户可以多准备几个最低库存数量版本，根据不同的时节，采用不同的版本。一般来说，我们使用ERP系统，有时候追求的目标是零库存生产，也就是最低库存数量为零。所以，随着ERP系统使用的深入，用户可能对物料的把控能力会有所加强。为此，可能在后续没有必要保存这么高的安全库存，此时，企业出于成本的考虑，要根据实际情况进行调整。3、 仓库信息。这里的仓库信息指的是“最低安全库存”材料存放的位置。若我们这里不选具体的仓库信息，则其是保存在产品资料定义的仓库中，也就是说，跟平时正常采购的库存是放在一起的。不过，我强烈建议，在作库存补货相关作业时，要把这支作业跟其他作业区分开来。如企业可以建立一个安全库存仓库，用来专门存放最低库存的数量的存货，因为一般这个仓库中的材料是不动的，只有当原材料仓库中，该材料库存数量不足的时候，我们才会领用这个仓库中的材料;另外，若有保质期等要求的话，我们还要定期的清理这个仓库中的材料，以满足都在保质期内。以后按补货策略采购的材料，都会放入到这个安全库存仓库中。另外，根据补货策略生成的请购单或者采购单，以及后续的入库单，在操作中，最好都能够设置独立的单据名称，以跟其他单据进行区分。这么设置，对后续的查询、跟踪非常有用。在这里，比如我把瓷土的最小库存数量设置为1000千克，仓库信息中设置为“安全库存仓库”。二、采购相关信息设置。采购信息设置是指，当库存数量低于企业规定的最小库存数量时，就要发生请购或者采购作业。这里的信息就是用来规范这个作业的运行。重要的有如下几个参数：1、 当前供应商。在生成采购单时，必须要有供应商，若没有供应商的话，则就不能生成采购单。故，我们在设置瓷土时，若没有设置默认供应商的话，则在后续根据补货报表生成采购单时，就不会成功，会提示缺少供应商的错误。故，在考虑使用补货作业时，我们一定要先检查一下，我们需要的补货材料有没有设置默认供应商。其实，不仅补货作业，任何从其他单据自动生成采购单作业，都有这个默认供应商的限制。不然，采购单怎么知道，该向哪个供应商采购呢?2、 最低订单数量。若我们把瓷土的最小库存数量设置为1000千克，假设现在企业该材料的库存数量为999千克。那就会触发补货作业功能。但是，我们要采购多少呢?只是补足最小库存数量，即只采购1千克吗?这显然不是很合理。所以，我们要设置一个最低的订单数量。如若供应商跟客户约定，瓷土最低的采购数量必须为10千克。则当库存数量只有999千克，触发补货作业时，根据其生成的请购单或者采购单上的数量就是10千克，而不会是1千克。这个功能虽然不起眼，但是可以帮助企业用户解决很多尴尬的问题。我以前在做项目的时候，用户老是像我反映，有时候根据补料单下采购单或者申购单的话，如瓷土，0.1 千克的采购单都会下给供应商，因为采购原在审核的过程中，有可能会疏忽过去。故系统在补料采购时，为了解决这个问题，就专门设置了这个“最低订单数量”字段，当补料作业发生时，产生申购或者采购项目，就要满足这个最低订单数量的要求。3、 最低打包数量。除了最低订单数量外，还有一个因素影响了根据补料单生成采购单或者申购单项目的数量。我们假设瓷土的包装，使100千克一袋，最小采购数量为50千克。供应商送货时，也是按这个送货，供应商不可能把包装分开来卖。当库存数量为950千克时，运行补料报表作业，其建议采购数量上，显示的数量为100千克。为什么会如此呢?这主要跟系统考虑数量的角度有关。当我们设置了最低打包数量的时候，系统在考虑采购数量时，其采购的量除了要满足最低订单数量的条件下，还要满足采购量为最低打包数量的整数倍。下面，我们来看一下系统是如何来考虑最终的采购数量的。ERP系统在运行补料报表时，一般分两步走。首先，其考虑如何弥补最低库存数量。最低安全年库存-现有库存数量-下单数量+保留数量，计算出来的结果，就是系统认为需要请购的数量。下单数量，这里指的是已经下了采购单但是还没有到料的数量;而保留数量，是指可能已经有了销售订单或者领料单，但是还没有出货或者领料的数量。COMPIERE系统虽然没有像其他ERP系统一样，考虑十二大量;但是，其还是考虑了一些基本的数量，这些量基本可以满足用户的常规需求。假设瓷土没有保留数量与下单数量，计算出来，需要弥补50千克瓷土。这数量计算出来后，系统就会跟采购中设置的最小采购量与最低打包量进行比较判断。系统首先比较的时最低采购量。根据前面一步，计算出来需要请购的数量为50千克，已经满足最小采购量的设置，所以，显示的需要请购数量就为实际的数量50千克。若前一步计算出来的数量小于50千克的话，则这里的预计请购数量就会变为50千克。接下去，系统再用这个数据跟最低包装数量进行比较。这里预计请购数量为 50千克，而最低包装数量为100千克。所以，最终采购单上显示的采购数量就为100千克。三、查看补货报表。一般企业用户在做补货作业的时候，在生成请购单或者采购单之前，要先生成一份补货报表。这份报表不会产生具体的请购单或者采购单，只使查询作用。这份报表中，会显示最低库存数量、当前的库存数量、最小包装数量、最低采购数量、保留数量、采购数量及最终形成的预计采购数量。根据这份报表，用户可以清楚地看到我最终生成的请购单或者采购单会包含哪些内容。不过，现在这个COMPIERE系统还有一个缺陷，就是用户不能指定生成哪些项目。因为在实际管理中，用户在查看时，可能会觉得有些现在还没有必要生成采购单，需要在生成采购单或者申购单的时候，过滤掉。但是，现在的版本没有这个功能。四、生成请购单或者采购单。查看完补货报表后，就要根据企业的需求生成请购单或者采购单了。在系统中，可以根据补货报表生成请购单，然后再按请购单生成采购单;又或者直接根据补货报表生成采购单。具体要不要申购这个中间过程，主要是看企业自身的需要。企业可以自己进行判断。此外，为了跟其他的请购单与采购单进行区别，我建议为补货作业设置专门的单据名称，如此，对于后续的查询与跟踪是非常有帮助的。若能够把补货作业做好，那ERP系统在一定程度上，可以延伸仓库管理员的视野，提高仓库管理的效率。(end)

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